Как эффективно делегировать
Многие люди неоднозначно относятся к делегированию. Я часто сталкиваюсь с мифами на эту тему, и вот самые распространенные из них:
- Только большие начальники, у которых есть целый офис подчиненных, могут позволить себе делегировать полномочия.
- Когда вы делегируете полномочия, вам необходимо постоянно контролировать выполнение работы. В результате вы получаете еще больше работы вместо меньшего.
- Если вы хотите, чтобы что-то было сделано правильно, делайте это сами.
Конечно, делегирование — это определенный риск. Но когда вы не делегируете полномочия, вы рискуете еще больше, потому что можете получить такие результаты:
- тонны рутины, от которой невозможно избавиться
- постоянный стресс
- постоянная нехватка времени и энергии
Давайте попробуем понять, как можно эффективно и безопасно делегировать полномочия, чтобы освободить себя от ненужной работы.
- Не стесняйтесь обращаться за помощью
Некоторые чувствуют себя неловко, прося о помощи, или даже видят в этом признак слабости. Другие не хотят никого обременять своими проблемами. Эти опасения понятны, но они также приведут вас к нежелательным результатам, о которых я упоминал выше. Поэтому постарайтесь изменить свое отношение и не стесняйтесь принимать помощь. Кстати, в моем блоге есть статья об этом: «Не могли бы вы…? Как правильно обратиться за помощью ».
- Начните с небольших задач.
Если вы никогда раньше не делегировали полномочия, вам, вероятно, будет трудно сразу довериться другому человеку. У вас возникнет искушение помочь, постоянно контролировать и в конечном итоге все делать самостоятельно. Чтобы предотвратить это, сначала делегируйте небольшие и простые задачи. Постепенно вы обретете уверенность и научитесь доверять тем, кому делегируете полномочия. Затем вы можете переходить к более сложным и многоступенчатым целям.
- При постановке задачи будьте предельно ясны.
Люди, которым вы передаете работу, должны четко понимать, какого результата вы ожидаете и когда. Независимо от того, действуете ли вы скрупулезно. Это лучше, чем позже узнать, что вас неправильно поняли.
Например, сравните эти 2 запроса:
- «Нам нужно продвигать нашу группу в социальных сетях».
- «До конца этого месяца нам нужно привлечь как минимум 5 000 новых подписчиков в нашу группу. Мы прилагаем аватар нашей целевой аудитории ».
Во втором случае шансы на то, что вас правильно поймут, намного выше, к тому же легче измерить результат, потому что вы включили конкретную цифру.
- Помните, что нужные люди для делегирования есть везде.
Одно из самых популярных возражений: «Я не могу делегировать полномочия, у меня нет подчиненных». Но те, кому вы делегируете полномочия, не обязательно являются вашими сотрудниками. Во-первых, есть специальные сайты для поиска таких людей. Там всего за несколько минут вы сможете найти нужного человека и даже установить цену, которую готовы платить за его услуги.
Во-вторых, друзья или родственники всегда рады кого-то порекомендовать или даже предложить свои услуги.
Наконец, не забывайте о силе сети! Мероприятия, которые вы посещаете, и сообщества, к которым вы принадлежите, являются бесценным источником рекомендаций. Просто спросите контакты надежного специалиста. Вы мгновенно получите несколько предложений на выбор.
- Составьте пошаговый план
Любую большую задачу можно разделить на более мелкие. Всем будет проще, особенно вам с точки зрения контроля. Составьте пошаговый план и попросите другую сторону отчитываться о каждом шаге реализации. Таким образом вы сможете исправить любые возможные ошибки в процессе.
- Делегируйте результат, а не процесс
Четко объясните, какой результат вы ожидаете. Неважно, как это сделает другой человек, важен результат. Конечно, вы можете показать им, как вы это обычно делаете. В начале пути может потребоваться небольшое тренировочное занятие. Но вы оба должны быть сосредоточены на результате, а не на процессе.
- Определите, насколько глубоко вы хотите участвовать в проекте.
Признайтесь, когда каждые полчаса отвлекаешься вопросами, это создает еще больше проблем, чем до делегирования. Поэтому заранее договоритесь, в чем будет заключаться ваша функция. Вы хотите сыграть роль наставника, помощника или просто руководителя? Человек, которому вы делегируете полномочия, должен понимать, какие полномочия и свобода ему предоставлены. Вот секрет: чем больше полномочий и свободы вы им дадите, тем лучше будет конечный результат.
- Укрепляйте доверие
Старайтесь не превращать ваши отношения с тем, кому вы делегируете полномочия, в формат «начальник-сотрудник». Правда, вы передали задачу другому человеку, и он согласился выполнить ее на определенных условиях. Но очень важно, чтобы у вас было доверие и взаимное уважение. В этом случае собеседник не будет скрывать от вас какие-либо недостатки и проблемы, а честно расскажет о них, попросит совета или предложит несколько вариантов решения.
- Признавайте достоинства других людей.
Представьте, что вы делегируете задачу, другие люди ее выполняют безупречно, и вы берете на себя ответственность за это. Я не говорю, что никто не захочет снова с вами работать. Вероятно, они это сделают, но деньги будут их единственным стимулом.
Лучшая мотивация возникает, когда человек чувствует, что его ценят, когда он получает
- Проанализируйте свой опыт после делегирования
Как и в случае с любым другим навыком, вам удастся делегировать полномочия, если вы будете делать это часто. Чтобы каждый следующий раз был лучше предыдущего, извлекайте уроки из каждого опыта. Спросите себя, что получилось хорошо, а что нет и почему. Также полезно попросить обратную связь. Выясните, была ли ваша задача ясна, и было ли у людей достаточно времени. Также спросите, что вам следует улучшить в следующий раз. С каждым новым опытом будет меньше ошибок и больше положительных эмоций.
Делегирование — это поручение нужной задачи нужному человеку. Чтобы сделать этот процесс простым и эффективным, следуйте этим рекомендациям:
- Не стесняйтесь обращаться за помощью
- Начни с небольших задач
- Будьте максимально ясны при постановке задачи
- Помните, что подходящие люди для делегирования есть везде
- Составьте пошаговый план
- Делегируйте результат, а не процесс
- Определите, насколько глубоко вы хотите участвовать в проекте.
- Завоевать доверие
- Признавайте достоинства других людей
- Проанализируйте свой опыт после делегирования