Как правильно делегировать
К делегированию многие относятся неоднозначно. Я часто сталкиваюсь с мифами на эту тему, и вот самые распространенные:
- Делегирование могут себе позволить только большие начальники с армией подчиненных.
- Поручить работу другому означает постоянно контролировать ее выполнение. В итоге работы становится больше, а не меньше.
- Хочешь, чтобы дело было сделано хорошо – сделай его сам.
Будем откровенны, делегирование – это определенный риск. Но если вы не делегируете, то рискуете гораздо сильнее и получаете такие результаты:
- не можете выбраться из рутины и заняться тем, что вам действительно интересно
- испытываете постоянный стресс
- вечно не хватает времени
Давайте попробуем разобраться, как правильно делегировать, чтобы освободить себя от лишней работы и впоследствии не переделывать ее за другого исполнителя.
1. Не стесняйтесь просить о помощи
Некоторые считают просьбы о помощи проявлением слабости. Мол, я привык со всем справляться сам. Также возможно, что вы не хотите обременять других собой и своими проблемами. Эти опасения понятны, но они также приведут вас к нежелательным результатам, о которых я сказал выше. Поэтому постарайтесь изменить отношение к просьбам о помощи и не стесняйтесь ее принимать. Кстати, на эту тему у меня есть подробная статья «А вас не затруднит? Как правильно просить о помощи».
2. Начните с небольших заданий
Если раньше вы никогда не делегировали, то, вероятно, вам будет сложно сразу довериться другому человеку. Появится соблазн помогать, постоянно контролировать и в итоге опять все сделать самому. Чтобы этого не произошло, делегируйте сначала небольшие и простые задачи. Постепенно вы обретете уверенность, а заодно убедитесь в надежности тех, кому делегируете. Далее можно переходить к более сложным и многоступенчатым заданиям.
3. Ставьте задачу предельно ясно
Люди, которым вы поручаете работу, должны четко понимать, что вы от них хотите, какой именно результат ожидаете и в какие сроки. Пусть вы будете немного дотошны, но это лучше, чем узнать потом, что вас неправильно поняли.
Например, сравните 2 запроса:
- «Нам нужно раскрутить группу в соцсетях».
- «Нам нужно привлечь не менее 5000 целевых подписчиков к концу этого месяца. Портрет целевой аудитории прилагаем».
Во втором случае шансы быть правильно понятым гораздо выше, плюс – легче измерить результат, потому что вы обозначили его конкретной цифрой.
4. Помните, что потенциальных исполнителей можно найти разными способами
Одно из популярных возражений: «Мне некому делегировать, у меня нет подчиненных». Но те, кому вы делегируете – необязательно ваши сотрудники. Во-первых, есть специальные сервисы для поиска исполнителей. Там буквально за минуту вы можете найти нужного вам человека и даже назначить цену, которую готовы заплатить за его услуги.
Во-вторых, друзья или родственники с радостью порекомендуют вам кого-то из своих знакомых, а то и предложат себя в качестве исполнителей.
Ну, и наконец, не забывайте о силе нетворкинга! Мероприятия, на которые вы ходите, сообщества, в которых вы состоите – бесценный источник рекомендаций. Просто попросите контакты надежного специалиста. Вы моментально получите несколько предложений на выбор.
5. Договоритесь с исполнителем об этапах работы
Любую большую задачу лучше разделить на несколько маленьких. Так будет удобнее всем, особенно вам с точки зрения контроля. Составьте поэтапный план выполнения работы, и пусть исполнитель отчитывается по каждому этапу. Устранить возможные ошибки в этом случае будет проще и быстрее, чем по факту уже завершенной задачи.
6. Делегируйте результат, а не процесс
Четко объясните исполнителю, какой результат вы ожидаете. Неважно, каким способом он к нему придет, пусть это будет любой удобный ему вариант. Конечно, вы можете показать ему, как сами обычно это делаете. Не проблема, если исполнителю потребуется от вас небольшой тренинг в начале пути. Но во главе угла должен стоять результат, а не процесс.
7. Определите вашу степень участия в проекте
Согласитесь, когда исполнитель каждые полчаса отвлекает вас вопросами или просит проверить, правильно ли он всё делает, это создает еще большие проблемы, чем до делегирования. Поэтому заранее договоритесь, в чем будет ваша функция. Хотите ли вы выполнять роль наставника, помощника или только контролера? Исполнитель должен понимать, сколько полномочий и свободы действий вы ему предоставили. По секрету скажу, что чем их больше, тем лучше конечный результат.
8. Сформируйте у исполнителя доверие
Это не всегда просто сделать, но не стоит превращать отношения «заказчик-исполнитель» в формат «начальник-подчиненный». Да, вы перепоручили задачу другому человеку, и он согласился ее выполнить на определенных условиях. Но очень важно, чтобы между вами было доверие и взаимное уважение. В этом случае исполнитель не будет скрывать от вас какие-то недочеты или проблемы, а честно о них расскажет, попросит совета или предложит несколько вариантов решения.
9. Признавайте чужие заслуги
Представьте, что вы делегируете задачу, ее выполняют на отлично, а все заслуги вы приписываете себе. Не исключено, что в этом случае исполнитель снова захочет работать с вами, но его единственным стимулом будут деньги или другое материальное поощрение.
Лучшая мотивация – это когда человек ощущает свою ценность, когда он получает благодарность и признание. Поэтому обязательно скажите спасибо тому, кто вам помог, подчеркните, что не справились бы без него. Еще лучше, если получится сделать это публично.
Не воспринимайте чужую работу как должное. Если помощь была очень существенной, то, может быть, стоит угостить человека ужином или оказать другую ответную услугу.
10. Анализируйте свой опыт делегирования
Как в любом навыке, вы преуспеете в делегировании, если будете делать это часто. Чтобы каждый следующий раз был лучше, чем предыдущий, извлекайте уроки из каждого опыта. Спрашивайте себя, что получилось хорошо, а что не очень, и с чем это связано. Также полезно задать несколько вопросов исполнителям. Узнайте у них, было ли понятно задание, хватило ли им времени и что улучшить в следующий раз. С каждым новым опытом ошибок будет все меньше, а положительных эмоций – все больше.
Делегирование – это поручение правильной задачи правильным людям. Чтобы сделать этот процесс легким и эффективным, используйте эти рекомендации:
- Не стесняйтесь просить о помощи
- Начните с небольших заданий
- Ставьте задачу предельно ясно
- Помните, что потенциальных исполнителей можно найти разными способами
- Договоритесь с исполнителем об этапах работы
- Делегируйте результат, а не процесс
- Определите вашу степень участия в проекте
- Сформируйте у исполнителя доверие
- Признавайте чужие заслуги
- Анализируйте свой опыт делегирования