Как повысить продуктивность
У продуктивности много определений. Мне больше всего нравится такое: продуктивность – это навык делать больше с теми же затратами. Этим она отличается от эффективности, под которой понимают умение делать то же самое с меньшими затратами. Конечно, любой человек, особенно предприниматель, заинтересован в том, чтобы уместить в те же временные рамки больший объем работы. В этой статье попытаемся разобраться, как этого добиться.
Но для начала важно подчеркнуть, что повысить продуктивность по щелчку пальцев не получится. Этому предшествует серьезная подготовительная работа. Поэтому не спешите садиться за компьютер с мыслью: «А вот теперь я продуктивно поработаю». Для начала определите, что это за точка Б, куда вам надо прийти. В этом вам поможет список целей. О том, как правильно его составить, читайте в моей статье «Цельтесь точно! Как ставить цели, чтобы их достигать».
Если вы разобрались с целями, то переходим к продуктивности. Повысить ее можно с помощью следующих шагов.
1. Избавьтесь от всего, что вас отвлекает
Каждый раз, когда раздается звук мессенджера или телефонный звонок, вы теряете ход мыслей. Казалось бы, в чем проблема? Ученые Калифорнийского университета в Ирвайне провели исследование и пришли к неутешительным выводам. Оказывается, после того, как вы отвлеклись, требуется в среднем 25 минут, чтобы вернуться к актуальной задаче*.
Фото здесь и далее: www.pexels.com
Поэтому во время работы лучше избавиться от отвлекающих факторов. Прежде всего отключите телефоны и уведомления о новых письмах.
2. Избегайте мультизадачности
Некоторые считают, что способность выполнять несколько дел одновременно – очень полезный навык. На деле это приводит только к потере времени и снижению продуктивности. Поэтому лучше сосредоточиться на завершении одной задачи и только потом переходить к следующей.
3. Извлекайте максимальную пользу из времени, проведенного в дороге
Возможно, во время перелетов вы замечали такой феномен. Пассажиры эконом-класса в полете «убивают время»: смотрят сериалы, играют в видеоигры, разгадывают кроссворды. Те, кто летит бизнес-классом, как правило, работают или читают. В том числе это определяет разный уровень жизни первой и второй группы.
Даже если вы работаете из дома, то, скорее всего, регулярно выезжаете на встречи и другие мероприятия. Используйте это время по максимуму.
В дороге можно проверять почту, составлять список дел на завтра, генерировать идеи. Одним словом, долгий путь – это не наказание, а реальная возможность повысить продуктивность.
4. Будьте проактивны, а не реактивны
Проактивные люди – те, которые действуют вне зависимости от обстоятельств. Реактивные – те, которые позволяют обстоятельствам влиять на их жизнь. Например, в конце дня вы сетуете, что из-за форс-мажора весь день пошел не по плану. Да, такое бывает, но у реактивных людей это случается ежедневно. Причем их планы нарушает не только форс-мажор, но и любой звонок или письмо, на которое пришлось отвлечься.
Поэтому лучше выделить время на проверку почты и важные звонки, но не позволять им управлять вами. Иначе единственное, в чем вы преуспеете – это в постоянном «тушении пожаров», а не в движении вперед.
5. Определите ваши самые продуктивные часы
Наверняка, вы много раз слышали, что первые несколько часов после пробуждения – самые важные. Именно в это время лучше выполнять наиболее сложную работу. Конечно, в идеале это так. Но открою вам секрет: я знаю людей, которые много раз пытались переделать привычный режим и стать «жаворонками». Заканчивалось это тем, что в середине дня они неизменно ложились спать. Просто они привыкли поздно просыпаться, а работать – вечером или ночью.
Если вы один из них, то не стоит себя ломать. Только вам и никому другому лучше знать, в какие часы вы наиболее продуктивны. Так что оптимизируйте ваше деловое расписание, исходя из личных пиков активности.
6. Проводите только полезные и недолгие собрания
Если вы работаете в офисе, то вам точно знаком злейший враг продуктивности – это бесконечные собрания. Конечно, отменить их совсем не получится. Но можно попытаться сделать их более эффективными. Например, так:
- Строго придерживаться повестки дня и целей собрания. Не посещайте те, где нет ни целей, ни повестки.
- Не выходить за отведенные временные рамки. Если участникам пообещали часовую встречу, то она должна продлиться час и ни минутой больше. Договоритесь об этом с присутствующими заранее.
- По возможности замените встречу на другой формат: скайп-конференцию или обсуждение в чате.
Полезный лайфхак
В некоторых офисах собрания проводятся стоя. Руководители заметили, что в этом случае сотрудники участвуют в обсуждении более активно, не отвлекаются и решают все вопросы быстро.
7. Сократите список дел
Сколько изобретений компании Apple вы можете вспомнить? Не исключаю, что вы назовете только iPhone, iPad и iPod. Но зато эти устройства совершили настоящую цифровую революцию. Одна из причин этому – философия основателя Apple Стива Джобса. Он не любил распыляться на сто дел одновременно, предпочитая сфокусироваться на нескольких самых важных.
Говорят, во время ежегодных корпоративных собраний он спрашивал своих топ-менеджеров: «Какие 10 вещей мы должны сделать следующими?» После жарких споров список был готов. Затем Джобс вычеркивал 7 последних пунктов и говорил: «Мы можем сделать только 3».
Повышение продуктивности подразумевает фокусировку. А фокусировка означает сокращение количества опций. Поэтому, когда вы смотрите на свой список завтрашних дел, задайте себе вопросы: «Что из этого самое важное? Сколько пунктов я реально смогу завтра выполнить?» Затем смело вычеркивайте ненужное.
8. Делегируйте все, что можно
Этот совет вы, наверняка, слышали много раз. У некоторых он вызывает отторжение – они считают, что делегирование подразумевает постоянный контроль. Это не так. Когда вы правильно делегируете, у вас появляется больше времени и, соответственно, растет ваша продуктивность. Главное – поручать правильную задачу правильному человеку, то есть тому, которому вы полностью доверяете и у которого есть нужные для этого задания навыки.
Если вы раньше никогда не делегировали, то, конечно, потребуется время, чтобы научиться. Но как только это произойдет, вы удивитесь, как приятно сосредоточиться на том, что для вас действительно важно.
9. Заботьтесь о себе
Это значит – высыпайтесь, питайтесь правильно и обязательно занимайтесь спортом. Это не только для того, чтобы быть в хорошей форме. Давно доказано, что физическая активность улучшает работу мозга. Как следствие, у вас улучшается концентрация, память и внимание, вы быстрее обучаетесь. Все это наилучшим образом отражается на продуктивности.
Как я говорил в начале статьи, у вас вряд ли получится стать более продуктивным в мгновение ока. Это постепенный процесс, который требует усилий и работы над собой. Начать можно с этих шагов:
- Избавьтесь от всего, что вас отвлекает
- Избегайте мультизадачности
- Извлекайте максимальную пользу из времени, проведенногов дороге
- Будьте проактивны, а не реактивны
- Определите ваши самые продуктивные часы
- Проводите только полезные и недолгие собрания
- Сократите список дел
- Делегируйте все, что можно
- Заботьтесь о себе
_____________________
*Подробнее об исследовании:
https://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html
(язык оригинала – английский)